Transformeren in de zorg binnen bestaande budgetten

Michel LeuyerinkBlog

Eén van de beloftes van PQR in het Zorghuis van de Toekomst is dat we innoveren binnen bestaande budgetten. Dat moet ik in mijn gesprekken bij zorginstellingen vaak toelichten. Want hebben wij een magic bullet om verborgen geld te vinden bij PQR? Nee, ik moet je teleurstellen, die hebben we niet. Wat we wel hebben, is de ervaring en kennis om te hoge en niet-noodzakelijke uitgaven te achterhalen. En om te kijken hoe dat budget effectiever ingezet kan worden: om te innoveren en voor arbeidsbesparende technologie.

Het achterhalen van niet-effectieve uitgaven is natuurlijk een open deur, want wie wil dat nu niet? En als het makkelijk was geweest, was dat allang gedaan. Maar de realiteit is, dat het juist in de zorg moeilijk is. Vaak liggen de besparingen namelijk buiten het IT-budget en is het intern lastig om die besparingen vrij te spelen. Inmiddels hebben mijn collega’s, waaronder Marcel Laan, diverse projecten in de zorg gedaan waarin we bestaande budgetten hebben vrijgemaakt om zorginnovatie en transformatie te bekostigen en te realiseren. Hoe pakken wij dat aan?

Huidige IT-spend inzichtelijk maken

De kosten van IT inzichtelijk maken, kan een project op zich zijn en verdient veel aandacht. Veel organisaties weten niet precies, en zelfs niet ongeveer, wat ze kwijt zijn aan hun IT-omgeving. De kosten zijn vaak versnipperd door de hele organisatie, denk bijvoorbeeld aan applicaties van HR en marketing. En de komst van cloud, SaaS en het inhuren van professionals heeft het er niet makkelijker op gemaakt om de kosten op een rijtje te krijgen. Toch is het inzichtelijk maken van de uitgaven belangrijk om mee te beginnen, omdat deze stap de essentiële basis is.

 

Uit de praktijk: van vast naar mobiel en innovatie

Een situatie die we bij veel zorgorganisaties tegenkomen, is dat zij willen overstappen van vast naar mobiel. Dit zodat zorgmedewerkers flexibeler en beter bereikbaar zijn en ze innovatieve toepassingen kunnen gebruiken. Daarvoor is een omslag van vast naar mobiel nodig. Wat doe je als innovatiemanager of IT-manager, als je een beleid van ‘mobiel tenzij’ wilt introduceren? De contracten en het bijbehorende budget van telefonie liggen meestal bij vastgoed of het facilitair bedrijf. In de aanpak van PQR maken we met een uitgewerkte en geïntegreerde business case de besparing op communicatie inzichtelijk en kijken we naar de efficiëntie die dit met zich meebrengt en nieuwe toepassingen die hiermee mogelijk worden.

 

Proactief contractmanagement

Breng in beeld welke contracten er zijn, zo achterhaal je welke dubbele contracten er zijn – die zijn er namelijk altijd – en welke contracten aan vernieuwing toe zijn. Vernieuwing van telefoniecontracten, bijvoorbeeld, kan leiden tot een kostenbesparing van wel 40% en ook printing contracten zijn aanzienlijk goedkoper geworden de afgelopen jaren. Leg ook je proactieve monitoring contracten en overeenkomsten onder de loep. Tot slot: beleg contracten waar ze thuishoren. Vanuit het verleden vallen telefoniecontracten nog vaak onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Facilitair, terwijl het logischer en praktischer is om dit te beleggen bij de IT-afdeling.

Inkoopbeleid verscherpen

Werk niet vanaf je eigen eiland, maar zoek samenwerking. Schaalvergroting door samen met andere zorginstellingen in te kopen, leidt tot hogere volumes. Daarmee heb je een betere uitgangspositie voor onderhandeling over condities, zoals pricing. De inkoopprijs kan hierdoor flink omlaaggaan.

Techniek op een andere manier consumeren

Denk na of je alle IT-middelen nog zelf wilt aanschaffen of dat je gaat betalen naar gebruik. Voor printen is het al gebruikelijk om per print te betalen en tegenwoordig geldt dat voor veel meer: infra, netwerk en werkplekken. Het afbouwen van de on-premises IT-infrastructuur en opbouwen in de cloud, is ook een voor de hand liggende optie. Ook wanneer nog niet alles in de cloud kan, is het kostenefficiënt om wat er kan naar de cloud te migreren. De kosten gaan van Capital Expenditures (CAPEX) naar Operating Expenditures (OPEX) en doordat je betaalt naar gebruik, betaal je niet te veel.

Besparing en innovatie

Is het je gelukt om budget te besparen of beter gezegd vrij te spelen? Dan kun je starten met innoveren en nieuwe technologie. De kosten voor die nieuwe technologie worden gedekt door de besparingen die je hebt gedaan. Daardoor zijn de innovaties die je wilt doen, in combinatie met een business case over arbeidsbesparing en kwaliteitsverhoging, wel haalbaar. Onlangs schreef mijn collega Joost Noteboom een blog hierover, lees de blog hier.

Bovenstaande winstpunten zijn eigenlijk in elke situatie te realiseren, maar we zien ook dat het niet makkelijk is. Er gaat relatief veel tijd en moeite in zitten, maar dat is het zeker waard. Wil je eens sparren over de aanpak van PQR in het kader van het Zorghuis van de Toekomst, stuur me een berichtje.

Geplaatst door

Michel Leuyerink

Account Manager Zorg at PQR