Een succesvol eindresultaat

Eén van mijn laatste wapenfeiten is het realiseren van een nieuwe ICT-omgeving, met focus op werkplek- en gebruikersbeheer bij een zakelijke dienstverlener (600+ gebruikers). De opdrachtgever (CTO) en de ICT-manager gaven in het presales gesprek aan dat zij in hun nieuwe ICT-infrastructuur de wensen van de business wilden vertalen. Echter was de route erna toe voor hen niet helder. Hoe vlieg je zo’n proces nou aan?

Mijn voorstel was te starten met het opstellen van een Programma van Eisen. Wanneer je wilt luisteren naar de business, focus dan op de gebruikers. Stel hen functionele vragen over ‘flexibel werken’, ‘locatie en device onafhankelijk’ en ‘beveiliging’. Op basis van de uitkomst van deze functionele vragen en de daaraan gekoppelde wegingsfactor (van ‘heel belangrijk’ tot ‘heel onbelangrijk’) weet je als ICT-organisatie wat de eisen en wensen zijn.

Ik vroeg hen wat zij zelf als gebruikers het meest belangrijk vinden, hierop antwoorde de CTO: “Werken de applicaties waarmee ik mijn taken kan doen en is de omgeving lekker snel?” Inderdaad, dat zijn punten die ik vaak in de praktijk hoor, waarmee je meteen de ICT-infrastructuur kunt opsplitsen in tweeën, te weten: 1. Werking: blijven de bedrijfskritische processen van de business werken? en 2. Werkbeleving: wat is de performance van de ICT-infrastructuur?

Op mijn vraag hoe zij voorheen een nieuwe ICT-infrastructuur aftikte, werd letterlijk gezegd: “we bouwden een speeltuin en gingen fröbelen”. Waarop mijn reactie was: “En waarom zou je dat nu ook niet doen, maar dan gemanaged middels een Proof of Concept (PoC)* zodat het mogelijk wordt om van te voren de werking te toetsen aan de eisen? Na een afgeronde PoC is er namelijk helderheid over de technische keuze en de werking hiervan. Terecht werd ik op mijn vingers getikt. Ik had immers de functionaliteit en de wensen van de business hoog in het vaandel staan. Hoe zit het daarmee?

Om zeker weten dat gebruikers tevreden zijn over de werkbeleving van de nieuwe ICT-infrastructuur, zal dit wederom getest moeten worden. Van de CTO begreep ik dat zij voorheen de zogenaamde ‘Big-Bang migraties’ hanteerden. Indien dit niet werkte, dan zat de hele toko minstens twee dagen zonder ICT en had de ICT-organisatie zeker een half jaar nodig om weer uit de irritatiezone van de gebruikers te komen. Nu vind ik ‘Big-Bang’ een goede methode, mits je dit op een kleine schaal doet met betrokken gebruikers en voor een van te voren vastgestelde tijd met daaraan gekoppeld de juiste ondersteuning. Beschrijf goed wat je wil testen en hanteer dit testprotocol consequent. Deze stap noem ik de Pilot**. Wanneer in de Pilot geen performance issues (meer) worden waargenomen, kan het product één op één naar productie worden opgeschaald. Wanneer het product echter onoverkomelijke performance issues vertoont, moet het product terug naar de ontwikkelafdeling.

Dus: een gedegen aanpak leidt tot succes!
Terugkomend op de vraag hoe je vóóraf achter de behoeften van de business kunt komen, wil ik het advies meegeven altijd te starten met het stellen van heldere functionele vragen. Maak de business, zoals ik altijd zeg, ‘partner in crime’. Betrek hen bij elke stap, vraag goedkeuring voor elk besluit. Daarna kan middels een PoC de werking (software) en middels een Pilot de werkbeleving (hardware) van de nieuwe ICT-infrastructuur worden getoetst aan de functionele eisen van de business. Zo kun je uiteindelijk een ICT-infrastructuur neerzetten dat voldoet aan de wensen van de business! 

Rob Matser, Projectmanager PQR

PS: Wilt u weten hoe PQR dergelijke ICT-projecten aanpakt? Lees dan snel meer over de PQR-projectaanpak of neem contact met ons op.

* Onder een Proof of Concept (PoC) versta ik het volgende: Een PoC is een tijdelijke opstelling waarin een contextuele demo wordt gepresenteerd die de belangrijkste inzichten geeft in de software architectuur en de geschiktheid voor de business.  

** Onder een Pilot versta ik een testtraject waarbij op kleine schaal de ICT-infrastructuur voor een vooraf gedefinieerde tijd in productie wordt gebruikt, zodat de eventuele gebreken achterhaald worden.